Dokumenttien lisäys ja muokkaus

SISÄLLYS

Dokumentti

Mikä on dokumentti? Useimmille mieleen tulee Word-muotoinen teksti, mutta Flow-järjestelmään tallennettava dokumentti voi olla myös muuta: taulukko, valokuva, esitys, tietokoneohjelma, jne. Ei ole oikeastaan mitenkään rajoitettu sitä, minkä tyyppínen tiedosto voidaan Flow'hun dokumenttina tallentaa. Menetelmä on kuitenkin se, että dokumenttia avattaessa tai varattaessa se avautuu siinä ohjelmassa, joka tiedoston loppupäätteeseen on assosioitu.

Hyötyjä dokumentin tallennuksesta Flow-järjestelmään on mm.

  • Dokumentit ovat kaikki yhdessä paikassa, josta niitä osataan etsiä
  • Dokumentti voidaan versioida ja aina tiedetään, mikä on kurantti, viimeisin versio
  • Dokumentti voidaan liittää siihen asiayhteyteen (tapahtuma, projekti, tuote, jne.) johon dokumentti liittyy

 

Uuden dokumentin perustaminen

Perusta uusi dokumentti valitsemalla ensin luokite tai suoraan kohdasta "Dokumentit" (ja valitsemalla luokite vasta dokumentin kortilla). Valinnan jälkeen näytölle avautuu dokumentin kortti, johon kirjoitat dokumenttia kuvaavat tiedot. Osa kentistä on pakollisia ja näiden kenttien taustaväri on muita tummempi. Dokumenttiin liitetään yleensä myös tiedosto, joka voidaan valita levyltä "Browse"-valinnalla kortin alalaidasta.




Varaus ja palautus

Olemassaolevan dokumentin muutokset tehdään varaamalla dokumentti. Varauksen yhteydessä dokumentti avautuu siinä ohjelmassa, joka käyttöjärjestelmässä on assosioitu tiedoston loppupäätteeseen. Tiedoston tallennuksen jälkeen Flow'ssa tulee vielä valita "Palauta", jolloin muokattu dokumentti kopioituu Flow'n arkistoon ja dokumentin varaus poistetaan. Jos muokkaus osoittautuu virheelliseksi, dokumentti voidaan myös vapauttaa. Tällöin muutokset hylätään ja dokumentin varaus vapautetaan.

SaveToFlow

Office-ohjelmiin asennettu toiminto luo Flow'hun dokumentin ja kopioi tiedosto Flow'n arkistoon. Sama toiminnallisuus on käytettävissä asennuksen jälkeen kaikissa Office-ohjelmissa: Word, Excel, PowerPoint ja Outlook.


Sähköpostia kirjoitettaessa voidaan liitetiedosto hakea Flow'sta SaveToFlow-toiminnon avulla.


Drag&Drop

Ehkä helpoin tapa luoda Flow'hun dokumentteja on tuoda tiedostoja vetämällä suoraan käyttöjärjestelmän reurssienhallinnasta. Vetämällä voidaan tuoda yksittäisiä tiedostoja, mutta myös useita tiedostoja kerralla. Tiedostot saavat dokumenttikortin automaattisesti, mutta käyttäjä voi tuonnin yhteydessä viedä tuotavat dokumentit keräilykoriin ja tehdä korttien massamuutokset keräilykorissa.

Dokumentin luokite kannattaa ensin valita, jotta se tulisi heti oikein tuotaville dokumenteille. Sen jälkeen raahataan resurssienhallinnasta ne tiedostot, jotka Flow'hun halutaan tuoda.