Yleiset käsitteet

Palvelin, oma tietokone, selain

- merkitys G4-Flow työskentelyssä:

Palvelin: Kaikki Flow'hun tallennettavat dokumentit, nimikerakenteet ja muu tieto säilytetään palvelimella eli serverillä, joka huolehtii myös dokumenttien varaamisesta, revisioinnista ja käyttöoikeuksista.

Oma tietokone: Flow'hun tallennettavat dokumentit luodaan ja käsitellään oman tietokoneen työtilassa (Workspace) pääsääntöisesti omaan tietokoneeseen asennetuilla sovelluksilla.

Selain: Selaimella (esimerkiksi Internet Explorer) kirjaudutaan Flow'hun ja käytetään sitä. Selain on siis Flow'n käyttöliittymä.

Työkierto

Jokaiselle objektille on määritelty työkierto eli objektin elinkaari, alkaen perustamisesta ja päättyen käytöstä poistoon. Se, mitä objektin elinkaaren aikana tapahtuu, on objektityyppikohtaisesti ja yrityskohtaisesti määriteltävissä.

 

Tällä sivulla:

Revisiointi

Jos muokkaat hyväksyttyä objektia, Flow vaatii tekemään objektin palautuksen yhteydessä objektista uuden revision. Tällaisessa tapauksessa Flow tarjoaa uutta revisiotunnusta. Muutoksen kuvaus -kenttään kannattaa kirjoittaa muutokseen ja uuden revision tekemiseen johtanut syy. Uusi revisio tulee automaattisesti tilaan Luonnos, ja työkierto alkaa alusta.

Tilamalli ja tilasiirtymät

Tilan avulla ohjataan objektin näkyvyyttä, käytettävissä olevia toimintoja ja tiedottamista. Tila voi toimia myös objektin hakuehtona. Tilan ja tilasiirtymien avulla hallitaan myös objektin elinkaarta.

Ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä määritellään käytettävä tilamalli. Tilamallin tilasiirtymät voidaan tehdä asiakassovituksena. Alla olevassa kuvassa on ohjelmiston asennuksen mukana tuleva Standard-tilamalli. Kuvassa näkyvät Standard-tilamallin käytössä olevat objektien tilat. Tilojen välillä olevat nuolet kertovat sallitut tilasiirtymät.

Standard-tilamallin tilojen merkitykset 

- esimerkkinä objektityyppi Dokumentti:

  • Draft (Luonnos) = Dokumentin alkutila

Kun Draft-tilassa olevaan dokumenttiin tehdään muutoksia, järjestelmä ei tarjoa dokumentille uutta versiotunnusta järjestelmään palautuksen yhteydessä, vaan palautus tehdään Ylikirjoita nykyinen versio -toiminnolla.

  • Finished (Valmis)

Kun Luonnos-tilassa oleva dokumentti todetaan valmiiksi, se siirretään tilaan Finished. Tämän jälkeen jos dokumenttiin tehdään muutoksia, ohjelma vaatii tekemään dokumentista uuden version. Finished-tilassa olevaa dokumenttia ei siis pysty enää ylikirjoittamaan nykyisen version päälle.

Valmiiksi määritellylle dokumentille valitaan yleensä Vastuuhenkilö. Tämän jälkeen vastuuhenkilön työtilasta löytyy tarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi määritetty dokumentti.

  • Verified (Tarkastettu)

Dokumentin on määrittänyt tarkastetuksi dokumentille osoitettu Vastuuhenkilö. Tarkastettuun dokumenttiin ei ole kirjoitusoikeutta, mutta käyttäjä voi tehdä siihen uusia liityntöjä. Verified-tilassa dokumentti on tarkastettu mutta ei vielä hyväksytty.

  • Approved (Hyväksytty)

Valmiiksi tai tarkastetuksi määritetty dokumentti on myös hyväksytty. Hyväksyttyyn dokumenttiin ei ole kirjoitusoikeutta, mutta käyttäjä voi tehdä siihen uusia liityntöjä.

  • Obsolete (Vanhentunut)

Obsolete-tilassa oleva dokumentti löytyy hakutoiminnoilla vain, jos Obsolete-tila valitaan hakuehdoksi.

  • Rejected (Hylätty)

Hyväksytty ja tarkastettu dokumentti voidaan määrittää hylätyksi.

Luokitteet

Luokite on pakollinen tieto kaikille Flow'n objekteille. Luokite ryhmittelee objektit ja luokitteen avulla kerrotaan, minkä tyyppisestä dokumentista, nimikkeestä tms. on kysymys. Luokitetieto on yleensä puumainen, ja jokaisella objektityypillä on oma luokitehierarkiansa.

Liitynnät

Liitynnät ovat tuotetiedonhallinnassa merkittävässä roolissa silloin, kun haluat löytää toisiinsa liittyviä objekteja. Liityntä yhdistää kaksi objektia toisiinsa.Liityntöjä voit tehdä Flow'ssa minkä tahansa objektien välille, eikä niiden lukumäärää ole rajoitettu. Esimerkiksi yksittäinen käyttöturvallisuustiedote voidaan liittää moniin nimikkeisiin tai tuotteisiin.

Flow lisää liityntöjä tietyissä tapauksissa myös automaattisesti objektien välille. Esimerkiksi Vertex G4:lla luodun nimikkeen, mallin ja piirustuksen välille syntyy automaattinen liityntä.

Käyttäjäryhmät ja käyttöoikeudet

Käyttöikeudet määräävät, mitä objekteille saa tehdä. Objektien käyttöoikeuksia määritetään käyttäjäryhmille, ei yksittäisille käyttäjille. Käyttäjä voi kuulua useampaan käyttäjäryhmään samanaikaisesti.

Käyttäjän oikeudet riippuvat käyttäjäryhmien lisäksi hänelle hankitusta lisenssityypistä. Peruskäyttäjän lisenssityyppejä ovat Viewer, joka mahdollistaa objektien hakemisen ja katselun sekä Creator, joka mahdollistaa myös objektien luomisen ja muokkaamisen.