Luokitehierarkian luominen

 

 

Perusteet

Kansiorakenne on yksi tapa ajatella ja jäsentää tietoa. Tähän muottiin meitä on ajanut vuosikausien työskentely Windows-käyttöjärjestelmän parissa. Hierarkinen ajattelu sinänsä on hyvinkin käyttökelpoista - ulottuuhan se laajalle vaikkapa eläinkunnan luokittelusta (lahko - heimo - suku - laji) organisaatioihin (tj - tuotantopäällikkö - työnjohtaja) ja käyttöjärjestelmiin (hakemistot ja tiedostot). Monet mieltävätkin Flow'n luokitteen samaksi kuin Windows:n tiedostokansio. Luokitteen symbolikin on melko samanlainen. Kyse on kuitenkin olennaisesti erilaisesta asiasta. Ilman PLM-järjestelmää kovalevylle tai verkkolevylle tietoa tallennettaessa kansiorakenne oli ainoa tapa muodostaa rakennelma, josta tiedon löytäminen saattoi onnistua. Windows-kansiorakenteen siirtäminen Flow'n luokiteisiin sellaisenaan vesittää Flow'n ominaisuuksia, sillä kyseessä ei ole enää ainoa tapa muodostaa rakennelmaa tiedon löytämiseksi. Luokite on vain yksi hakukriteeri muun metadatan ja liitosten ohella. Erilaisten hakukriteerien käyttö yhdessä on oikea tapa etsiä tietoa. Tämä edellyttää, että luokiterakenteeseen ei pakata kaikkea mahdollista projekteista dokumenttityyppeihin, vuosilukuihin ja asiakkaisiin. Kun luokitteiden määrä ja rakenteen syvyys pidetään kohtuulisena, on luokitteen valinta helppoa. Etsittävä tieto kyllä löytyy kun käytetään muita hakukriteerejä luokitteen ohella.

Flow'ssa luokite on kaikille objekteille pakollinen tieto. Luokitteen avulla kerrotaan minkä tyyppisestä dokumentista tai nimikkeestä on kysymys. Luokitetieto on yleensä hierarkinen ja jokaisella objektityypillä (nimike, piirustus, projekti..) on erilainen luokitehierarkia.  Esim. luokitteen avulla nimike voidaan jaotella yleisesti tunnettuihin materiaaliryhmiin.

Luokite ei ole pelkästään tiedon jäsentelyyn ja hakuun käytetty ominaisuus. kyseessä on tärkeä tieto myös käyttöoikeuksien rajaamisessa sekä erilaisten kansiotulostusten ohjaamisessa.

 

Käyttö luokite kerrallaan

Usein yrityksessä on olemassa verkkolevyllä tiedostoja kansioissa, joiden nimet kuvaavat, minkätyyppisiä dokumentteja kansiossa on. Helpoin tapa perustaa luokitteet Flow:hun on tehdä ne saman nimisiksi kuin verkkolevyn kansiot. Kuten yllä on esitetty, tässä tulee käyttää harkintaa. Jos verkkolevyn luokiterakenteessa on otettu kantaa moneen eri tekijään (päivämäärä, projekti, asiakas, jne.), tulisi luokitteet laatia eri tavalla Flow-käyttöä silmälläpitäen. Verkkolevyjen kansiorakennetta sellaisenaan Flow'n luokitehierarkiaksi siirrettäessä Flow-järjestelmän hyödyntäminen voi jäädä hyvin puutteelliseksi.

Luokittelu kannattaa tehdä kuitenkin niin, että yhteen luokitteeseen ei tule tuhansia objekteja (jolloin luokite on liian karkea) mutta ei myöskään hyvin pientä määrää (jolloin luokittelu on liian tarkka).

Luokitetta, jonka alla on dokumentteja tai muita objekteja ei voi poistaa, mutta sen ominaisuuksia voi muuttaa.

Uuden luokitteen voi tehdä valitsemalla hiiren oikealla jokin luokitekansio tai objektin päätaso ja sieltä toiminto "Uusi luokite".

 

Jos Flow- järjestelmällä on sekä suomen- että muunkielisiä käyttäjiä, kannattaa tunnuksesta tehdä kieliriippumaton ja kuvauksiin kielen mukainen kuvaus (kuva vasemmalla). Jos kaikki käyttäjät ovat suomenkielisiä, voi luokittelun tehdä pelkällä tunnuksella (kuva oikealla):

 

 

 

Luokitteiden muokkaus XML -tiedoston avulla

Luokitteita voi muokata myös XML muodossa systeeminhoitajan oikeuksin portaalin kautta.

Valitse Portal > System Administrator > Miscellaneous > Edit Classifications

Luokitteiden vienti XML tiedostoon

  • Valitse Luokitteet XML -muodossa
  • Tallenna tiedosto classifications.xml levylle
  • Muokkaa XML -tiedostoa sopivalla tekstieditorilla (notepad, notepad++)
    • Voit lisätä luokitteita vapaasti
    • Huomaa, että voit poistaa vain sellaisia luokitteita, joita ei ole käytetty Flow'ssa
  • Tallenna tiedosto

Luokitteiden päivitys Flow'hun

  • Valitse Browse (yllä olevassa kuvassa vihreä laatikko)
  • Hae tiedostoa classifications.xml
  • Valitse Päivitä
  • Päivitys on onnistunut kun näytölle kirjoittuu teksti Update successfull
    • Mikäli XML tiedostossa on syntaksivirheitä, saat virheilmoituksen, tarkista silloin tiedoston muoto
    • Vinkki: Voit tarkistaa XLM tiedoston syntaksin raahaamalla sen esim. IE selaimeen
      • Jos tiedosto aukeaa, se on virheetön, muussa tapauksessa tarkista muoto