Dokumenttien vanheneminen 2019
Tällä sivulla:
Vanhentuvien dokumenttien käsittelyyn on tehty uusia ominaisuuksia, johtuen tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoittavasta voimaan tulosta keväällä 2018.
- Nyt dokumentti voidaan siirtää vanhenemisen yhteydessä automaattisesti roskakoriin.
- Dokumentin tila voidaan tarvittaessa vaihtaa vanhenemisen yhteidessä vaikkapa hylätyksi (OBSOLETE), jos voimassa oleva tilamalli sen mahdollistaa.
- Vanhenemisesta muistuttavaa ominaisuutta voi käyttää impulssina säännöllistä tarkastusta edellyttävien dokumenttien käsittelyyn.
- Tällaisia dokumentteja ovat mm. laatudokumentit ja hinnastot.
Voit määrittää mitä vanhentuneelle dokumentille tehdään.
Kerro mitä haluat dokumentille tehtävän, kun se lähestyy tai ohittaa viimeisen voimassaolopäivämäärän. (Vertex ID: PDM-10035)
- Määritä ensin Voimassa-kenttään alku- ja loppupäivämäärä.
- Määritä sitten mikä toimenpide tehdään.
Kun tehdään siirto roskakoriin, niin objekti löytyy vain, kun haku ulotetaan myös roskakoriin.
- Objektin tilaa ei muuteta tässä yhteydessä.
Listalla näkyvät tilat riippuvat dokumentin nykyisestä tilasta ja dokumenttiin vaikuttavasta tilamallista.
- Lue työnkierrosta ja siihen liittyvistä tilamalleista lisää.
- Katso lehdeltä Luo työnkierto kohtaa Määrittele tilasiirtymä.
Vanhentuvalle dokumentille on mahdollista saada muistutus
Kun dokumentti on vanhenemassa tai juuri vanhentunut ja sille on valittu mikä tahansa em. toimenpide, niin:
- Siitä lähtee ilmoitus 7 päivää ennen vanhenemista. Tämän oletusajan voi pääkäyttäjä säätää.
- Ilmoitus lähtee myös vanhenemisen jälkeisen päivän aamyöllä.
- Ilmoitus lähtee aina omistajalle, vastuuhenkilölle, perustajalle ja muokkaajalle. (Vertex ID: PDM-10035)
Ilmoitus tulee käyttäjän sähköpostiin, jos optio Sähköpostipalvelu (DMO-2120) on ostettu ja otettu käyttöön.
Ellei em. palvelua ole hankittu, niin viestit ovat Flow'n sisäisiä viestejä ja ne näkyvät käyttäjän nimen takaa avautuvan valikon kohdasta Viestit.
Näet etusivulla vanhenevat ja vanhentuneet dokumentit
Tarkastele vastuullasi (olet omistaja, perustaja, muokkaaja tai vastuuhenkilö) olevien dokumenttien vanhentumista sisäänkirjautumis-sivulta.
